Kodama | Maison de Thé

À propos de l'entreprise 

Fondée en 2015, Kodama Maison de Thé s’est imposée comme un acteur unique sur le marché des thés spécialisés. L’entreprise propose des thés et infusions haut de gamme à une clientèle variée, allant des particuliers aux clients professionnels tels que les restaurants et les cafés de la région.

En tant que responsable des opérations B2B, Alix Lê supervise le volet grossiste de l’entreprise, gérant les relations avec les clients ainsi que la croissance commerciale. Avec la réputation de Kodama pour ses produits de qualité en plein essor, il devenait nécessaire de trouver des solutions pour gérer l’augmentation des volumes de commandes tout en maintenant leurs standards élevés de service.

Le défi

Alors que l’activité de Kodama se développait, leur système manuel de gestion des commandes montrait ses limites. L’équipe s’appuyait sur une combinaison de commandes par email et de tableaux Excel – un processus non seulement chronophage, mais également sujet aux erreurs.

Une grande partie de leur journée était consacrée à la saisie de données de base, au détriment d’activités pouvant contribuer à la croissance de l’entreprise. Par ailleurs, leurs clients faisaient face à des retards frustrants lorsqu’ils souhaitaient vérifier la disponibilité des produits ou obtenir des informations actualisées sur leurs commandes.

Bien que Kodama sache qu’une solution numérique était indispensable, le développement d’une plateforme sur mesure n’était pas envisageable. Comme de nombreuses petites entreprises, ils manquaient à la fois d'expertise technique et du budget nécessaire pour créer un logiciel personnalisé. Avec l’augmentation continue des volumes de commandes, il devenait évident que leur système actuel ne pouvait pas évoluer sans imposer une pression énorme sur l’équipe.

La solution

Kodama a choisi Orderlion, une plateforme intuitive et facile d’utilisation pour la gestion des commandes, afin de relever ses défis opérationnels.

Les principaux avantages de la solution comprenaient :

• Génération automatisée des commandes : Les commandes passées via la plateforme étaient automatiquement converties en bons de commande prêts à être préparés, éliminant la saisie manuelle.
• Réduction des erreurs : Le système intègre des mécanismes de responsabilisation qui ont significativement réduit les erreurs dans le processus de commande.
• Déploiement rapide et sans heurt : L’outil a été mis en place avec un minimum de perturbations, nécessitant seulement quelques heures de formation et d’intégration pour l’équipe et les clients.
• Amélioration de l’expérience client : Les clients pouvaient désormais vérifier la disponibilité des produits et passer leurs commandes directement sur la plateforme, supprimant les points de friction antérieurs.

Orderlion s’est révélé être une solution parfaitement adaptée aux besoins de Kodama, permettant à l’entreprise de croître efficacement sans alourdir la charge de travail de l’équipe.

Les résultats

Après la mise en œuvre d’Orderlion, Kodama a connu des améliorations spectaculaires dans ses opérations :

• Gain de temps : Alix Lê estime qu’elle a libéré 70 % de son temps autrefois consacré à des tâches répétitives.
• Expérience client améliorée : Les clients bénéficient désormais d’un accès instantané aux informations sur les produits et d’un processus de commande simplifié.
• Précision des commandes : Le système automatisé a considérablement réduit les erreurs de commande.
• Croissance de l’entreprise : L’équipe peut enfin se concentrer sur des activités telles que les salons professionnels, les promotions de produits et le renforcement des relations clients – des tâches auparavant impossibles en raison de la charge administrative.
• Communication simplifiée : Les questions fréquentes des clients sur les niveaux de stock et les prix sont désormais automatiquement résolues via la plateforme.

Point de vue du client

Alix Lê, Responsable Commerciale, a partagé son expérience avec la solution :

« Pour moi, c'est comme si on m'avait enlevé 70 % de mon temps de travail, c'est tellement énorme. Beaucoup plus de temps s'est dégagé pour mettre en avant des produits uniformes, répondre à des questions… »

Perspectives d’avenir

Avec un processus de commande désormais optimisé, Kodama se concentre sur son expansion. L’entreprise prévoit d’introduire de nouvelles variétés de thé et d’élargir sa clientèle, tout en consacrant davantage de temps au développement des relations avec ses clients existants. Les gains d’efficacité obtenus grâce à Orderlion ont ouvert des opportunités auparavant inaccessibles.

En conclusion

Le passage à Orderlion a transformé la gestion quotidienne des opérations de Kodama. En automatisant le traitement des commandes, l’entreprise a libéré un temps précieux pour se concentrer sur l’essentiel : développer son activité et maintenir sa position de fournisseur de thés haut de gamme. Dans un marché où le service personnalisé fait toute la différence, ce passage des tâches administratives aux relations clients a permis à Kodama de se préparer à un succès durable à long terme.