Lykos GmbH | Gastronomiegroßhandel

Hintergrund

Lykos ist bekannt als Großhändler von Frischeprodukten für Restaurants im Raum Berlin und arbeitet regelmäßig nachts, um frühmorgendliche Lieferungen zu ermöglichen. Trotz ihres Engagements für Qualität und ihres guten Rufs in der Gastronomiebranche führte die Abhängigkeit von manuellen Bestellprozessen zu erheblichen betrieblichen Herausforderungen.

Herausforderungen

Die nächtlichen Betriebsabläufe der Lykos GmbH basierten auf einem Team von vier Mitarbeitenden, die manuell Bestellungen bearbeiteten – ein Personalmodell, das angesichts des zunehmenden Mangels an Arbeitskräften für Nachtschichten immer schwieriger zu halten war.

Die manuellen Prozesse waren nicht nur teuer, sondern auch fehleranfällig. Viele Kunden hatten eigene Bezeichnungen für Produkte und spezifische Anforderungen an die Lieferung. Ohne ein standardisiertes System waren Fehler an der Tagesordnung, was Kundenbeziehungen belastete.

Gleichzeitig wurden die Restaurantkunden zunehmend technikaffin und erwarteten dieselben effizienten Bestellsysteme, die sie aus anderen Branchen kannten. Als Lykos erstmals Automatisierung ansprach, äußerten die Mitarbeitenden Bedenken hinsichtlich ihrer Arbeitsplatzsicherheit und des möglichen Verlusts der persönlichen Beziehungen zu den Kunden.

Lösung

Lykos revolutionierte ihre Betriebsabläufe mit zwei zentralen Lösungen von Orderlion. Erstens ermöglichte das Bestellmanagementsystem und die Bestell-App den Kunden, Bestellungen direkt über einen digitalen Katalog aufzugeben, der mit dem Lykos-Lagerbestandssystem integriert war.

Zweitens automatisierte Orderlion’s AI-Inbox die Verarbeitung eingehender Bestellungen. Die KI-gestützte Automatisierungslösung konvertiert automatisch Bestellungen aus verschiedenen Formaten – Textnachrichten, Sprachnachrichten, E-Mails und WhatsApp – in standardisierte digitale Bestellungen. Die KI übernahm zudem die Produktkennzeichnung und die Bestellprüfung, wodurch Konsistenz sichergestellt und die manuelle Übersetzung von Bestellungen, die zuvor zu Fehlern führte, eliminiert wurde.

Am wichtigsten war, dass diese Automatisierung Lykos ermöglichte, ihr Team umzuschulen, damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren konnten – den Aufbau und die Pflege starker Kundenbeziehungen.

Ergebnisse

Nach der Implementierung der Lösungen von Orderlion erzielte Lykos bemerkenswerte Verbesserungen:

• Geringere Personalkosten: Der Personalbedarf in der Nachtschicht sank von vier auf zwei Mitarbeitende, wodurch die Personalkosten um 50 % gesenkt wurden.
• Höhere Genauigkeit: Das KI-gestützte System eliminierte nahezu alle Bestellfehler, selbst bei Kunden mit individuellen Anforderungen.
• Effizientere Verarbeitung: Bestellungen aus verschiedenen Kanälen – Text, WhatsApp, Sprachnachrichten und E-Mails – fließen nun automatisch als digitale Bestellungen in das Warenwirtschaftssystem ein.
• Kundenzufriedenheit: Restaurantkunden schätzen die Zuverlässigkeit und Genauigkeit der Lieferungen sowie die Benutzerfreundlichkeit der Bestell-App.
• Zukunftssichere Prozesse: Dank automatisierter Abläufe kann Lykos nun wachsen, ohne ihr Nachtschicht-Team erweitern zu müssen.

Kundenperspektive

„Ich glaube, dass wir, um dauerhaft hier am Markt bestehen zu können, in allererster Linie das machen müssen, was die Kunden von uns möchten. Und wir haben immer mehr gesehen, dass kundenseitig der Bedarf besteht, einfach effizient und fehlerfrei zu bestellen. Das bedeutet für uns, dass wir technische Lösungen anbieten müssen, die das erfüllen können. Am anderen Ende ermöglicht eine App für uns auch erhebliche Einsparungen in den eigenen Prozessen. Dinge sind automatisiert. Dinge sind standardisiert. Wir machen weniger Fehler. Wir brauchen am Ende des Tages weniger Personal für die gleiche Arbeit.“
Stephan Lotz, Geschäftsführer

Ausblick

Mit einem reibungslos funktionierenden Bestellprozess konzentriert sich die Lykos GmbH nun auf weitere digitale Verbesserungen. Gemeinsam mit Orderlion planen sie die Entwicklung vorausschauender Bestellfunktionen, die spezifische Kundenbedürfnisse und Produkte antizipieren können. Zudem prüfen sie, wie Bestelldaten genutzt werden können, um das Lagerbestandsmanagement zu optimieren und Kundenpräferenzen besser zu verstehen.

Fazit

Die Lösungen von Orderlion haben die Art und Weise, wie Lykos Bestellungen bearbeitet, revolutioniert. Die Kombination aus digitalem Bestellsystem und KI-gestützter Inbox hat nicht nur Kosten gesenkt und Fehler reduziert, sondern auch das Leben der Kunden und Mitarbeitenden erleichtert. In einer Branche, in der Nachtschichten und manuelle Prozesse lange Zeit die Norm waren, hat Lykos gezeigt, dass es einen besseren Weg gibt. Diese Transformation hat sie perfekt für zukünftiges Wachstum positioniert.